Afinal, o que é informação documentada para a ISO 9001-2015?
Até a versão 2008 da ISO 9001, a norma fazia uma distinção entre documento e registro da qualidade.
A partir da versão 2015 da norma tudo é considerado informação documentada.
No entanto, a ideia contida nas versões anteriores continua existindo, já que temos que criar informação documentada que estabelece critérios de como as coisas são feitas e outro tipo de informação documentada que vai demonstrar, evidenciar que as coisas foram feitas, conforme planejado, o que nas versões anteriores era chamado de Registros da Qualidade e agora de informação documentada a ser retida.
Exemplo: Se somos uma cozinha certificada pela ISO 9001, temos informação documentada de todas as nossas receitas.
Assim, uma boa receita vai definir todos os ingredientes, suas quantidades e o método de preparo.
Na versão anterior, poderíamos chamar nossa receita de “procedimento”.
Como somos uma empresa certificada, nossa cozinha faz alguns registros que vão demonstrar que tudo foi feito de acordo com a receita.
Assim, registramos em um formulário ou mesmo em um aplicativo, o tempo de cozimento, a temperatura do forno dentre outros.
As versões antigas chamavam isto de Registro da Qualidade. A ISO 9001 2015 chama de informação documentada a ser retida.
Quando a norma fala “informação documentada requerida por esta norma”, ela está simplesmente dizendo que muitos dos documentos que criamos ou vamos criar, são solicitados pela norma, como por exemplo, o planejamento do Sistema.
Esta é uma informação documentada requerida pela norma.
As demais, como cada empresa tem suas particularidades, cada empresa precisa definir aquelas que são importantes.
Uma padaria pode definir como informação documentada sua Tabela de Preços exposta no balcão. A norma não diz que é preciso, mas para a padaria pode ser importante. Assim como um hospital deve definir como informação documentada o prontuário do paciente.
Então os 6 procedimentos não são mais obrigatórios?
Infelizmente muitos consultores e auditores fizeram com que as pessoas acreditassem que um Sistema de Gestão da Qualidade é um conjunto formado por um Manual da Qualidade e meia dúzia de procedimentos.
O recado agora é: ISO 9001 é uma norma de Gestão da Qualidade e não uma norma de Gestão de Procedimentos! Mas, voltando à questão: Se conseguirmos documentar de alguma forma diferente de um procedimento, as práticas requeridas pela norma, o procedimento é dispensável. Como exemplo, podemos citar o requisito Auditoria Interna.
Vamos lá… o que a norma requer?
Dentre outros requisitos, a norma em seu item 9.2.2 requer que um programa de auditorias seja planejado, implementado e mantido, que os critérios de auditoria e o escopo sejam definidos, que os auditores sejam independentes, que os resultados da auditoria sejam relatados à gerência e que ações corretivas decorrentes daquilo que foi observado na auditoria sejam implementadas em seu devido tempo e, por fim, que seja retida informação documentada que evidencie tudo isso acima.
Se conseguirmos colocar todas essas informações (critérios) no próprio programa, e temos feito isso, o procedimento escrito torna-se desnecessário. Diferentemente da versão anterior, onde o auditor da certificadora pedia o procedimento, anotava o número e sequer o lia, agora na ISO 9001 2015 ele precisa avaliar se os critérios foram estabelecidos e documentados. Esta lógica vale para todos os requisitos que solicita Informação Documentada!
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